Lors de l'ouverture, Access nous offre de créer une nouvelle base de données (BD) vide, avec ou sans format pré-établi. Pour notre cours, nous choisirons toujours une BD vide. Une section nous donne aussi la liste des dernières BDs utilisées.
Pour une nouvelle BD, vous devez fournir le nom et l'adresse de la nouvelle BD (attention: ce sont informations différentes).
Les données dans une BD sont conservées sous la forme d'un tableau.
Un champ est défini comme le contenu logique de l'information, et il correspond à une colonne. Par exemple, le champ "NomFamille" conservera le nom de famille de différentes personnes dans une colonne.
Un enregistrement est défini comme l'existence d'une entité dans notre BD, et il correspond à une ligne qui contient une série de valeurs attribuées à cette entité.
Il existe 2 modes d'affichage qui correspondent aux 2 dimensions (champ/colonne, enregistrement/ligne)
En Mode création, on crée la structure de notre table en définissant les champs.
En Mode feuille de données, on enregistre les entités dans notre BD.
En mode création, on doit fournir:
Access fournit toujours un champ No de type NuméroAuto. Ne touchez pas à ce champ pour l'instant. Nous verrons son utilité lors des relations entre plusieurs tables.
Remarque; on peut modifier la définition d'un champ, mais cela peut entraîner des problèmes.
La "légende" fournir un libellé en mode formulaire.
La "valeur par défaut" inscrit une valeur pour gagner du temps. Utile lorsque la même valeur revient souvent.
"Valide si" vérifie si une valeur respecte un certain critère. Par exemple, pour un champ sexe, on peut s'assurer que l'usager entrera seulement "Homme", "Femme" ou "Autre", et non "Pas souvent, ma blonde a toujours mal à la tête". Tenez à l'esprit que votre BD sera utilisée par plusieurs personnes, et il arrivera qu'elle sera testé par des "petits comiques" qui vont tenter d'entrer des valeurs inappropriées. La propriété "Message si erreur" sera affichée si une valeur non valide est entrée.
"Null interdit" nous demande si on doit absolument entrer une valeur ou si on peut laisser ce champ vide. Les champs qui peuvent rendre une base de données corrompue ne doivent pas permettre les null. Par exemple, dans un système de comptabilité, dès qu'un montant entre dans une transaction, le numéro de compte ne peut pas être null.
Pour faire une liste déroulante:
Certains types de données possèdent des restrictions. Lorsqu'on change d'un type sans restriction vers un type avec restrictions, Access vérifie que les enregistrements effectués respectent les restrictions. Si ce n'est pas le cas, il refuse la modification.
Solution: il faut d'abord modifier nos enregistrements pour respecter la restriction, puis faire la modification au champ.
Certains types de données conservent un information plus précise que d'autres. Si on change le type, une partie des informations est perdue.
Exemple: un enregistrement de type réel simple = 4,3. On change pour entier ==> 4. On perd la décimale. Si on revient à réel simple ==> 4,0.
Le type numéroAuto ne peut être attribué qu'à la déclaration initiale d'un champ, pas par modification.
Les tables sont conçues pour enregistrer des valeurs constantes ou presque. Pour les valeurs variables, on laisse l'ordinateur calculer au fur et à mesure et afficher les résultats dans des requêtes. On n'enregistre pas ces valeurs.
Par exemple, on n'enregistre pas l'âge d'une personne qui varie continuellement. On enregistre sa date de naissance qui est constante, et on affiche son âge avec un calcul dynamique.
A la création de la BD, Access nous fournit une table par défaut. Pour créer d'autres tables, il faut faire le menu:
Créer >> Table >> Mode Création
ou
Créer >> Création de table