Développement d'applications

avec une base de données

Les formulaires avec Access

Définition

Pourquoi?

Les tables représentent la structure logique de la base de données.

• Utiles pour le développeur qui crée la base de données.
• Inadéquat pour visualiser ou entrer des données. Il faut se déplacer pour voir tous les champs qui n'entrent pas dans un écran pour les BD qui contiennent plusieurs champs.

Les formulaires permettent de placer les champs dans une seule page (écran):

• facilitent la visualisation et l'entrée des données;
• en mode multitables, ils peuvent afficher les données provenant de plusieurs tables simultanément;
• plus sécuritaires pour éviter de modifier la structure de la BD.

Méthodologie pour les formulaires.

Mode automatique "Formulaire"

1. Choisir une table.
2. Menu: Créer >> Formulaire.

Avantage: facile et rapide pour les formulaires simples.

Inconvénient: plus difficile à modifier.

Les champs s'affichent tous automatiquement à la même taille.

Aide graphique en mode "Création de formulaire"

Mode semi-manuel qui permet de tout modifier dans le formulaire. On ne peut pas voir les enregistrements dans ce mode.

1. Menu: Créer >> Création de formulaire
2. Bouton "Propriétés"
3. Onglet "Données"
4. Section "Source contrôle" et choisir la table ou la requête
5. Bouton "Ajouter des champs"
6. Double-cliquer ou draguer les champs voulus
7. Lorsqu'un champ est sélectionné, il est entouré d'une bordure jaune et accompagné d'un carré brun.
8. Pour déselectionner, cliquer ailleurs dans le formulaire.
9. Pour déplacer un champ (qui correspond à l'enregistrement dans la table) et son étiquette (qui correspond au nom du champ), cliquer dans le champ et le déplacer.
10. Pour déplacer un champ ou son étiquette , cliquer le carré brun et le déplacer.
11. Vous pouvez modifier le contenu d'une étiquette mais jamais le contenu d'un champ.
12. Pour aligner des champs, cliquez sur l'onglet "Réorganiser", sélectionner les champs, puis cliquer sur le bouton d'alignement voulu (droite, gauche, haut, bas).
13. Vous pouvez déplacer les champs avec ou sans guide d'une grille invisible dans l'onglet "Réorganiser".
14. Pour modifier l'apparence ou le contenu des champs sans aide graphique:
    • cliquer à droite sur le champ
    • choisir la propriété à modifier
    • choisir "Propriété" et changer la/les propriétés voulues dans le tableau.

Propriétés essentielles

Deux propriétés sont essentielles au bon fonctionnement et à la sécurité de vos données:

• La propriété "Source contrôle" représente le champ auquel on se connecte dans la table.
• La propriété "Verrouillage" empêche la modification du champ lorsqu'elle est définie à oui. Le champ devient en lecture seulement.

Modification au Formulaire

Pour modifier les propriétés de tout le formulaire, cliquer sur le carré gris-bleu en haut à gauche du formulaire.

Une des propriétés importantes est l'affichage par défaut:

• Formulaire unique = une fiche (un enregistrement par page). C'est le mode d'affichage par défaut.
• Formulaire continu = toutes les fiches sur un écran. C'est un mode qui sera utilisé pour les sous-formulaires pour les formulaires qui cherchent dans plusieurs tables.

Propriétés essentielles

Quatre propriétés sont essentielles au bon fonctionnement et à la sécurité de vos données: (Voir dans l'onglet "Données" de la fenêtre des propriétés.)

• La propriété "ajout autorisé" empêche l'ajout d'une fiche dans la table lorsqu'elle est définie à non.
• La propriété "modification autorisée" empêche la modification de tous les champs lorsqu'elle est définie à non. Les champs deviennent en lecture seulement.
• La propriété "suppression autorisé" empêche la suppression d'une fiche dans la table lorsqu'elle est définie à non.
• La propriété "Verrouillage" autorise ou empêche le mode multi-utilisateurs.

Exercices: Faites les numéros 1 à 13 de l'exercices 350

Entête et pied-de-formulaire

On peut afficher 2 zones identiques à chaque enregistrement, comme Word le fait pour chaque page.

Pour Access 2007:

1. En mode création, cliquer Réorganiser, puis un des 4 icônes à l'extrême-droite.
2. L'entête apparaîtra en haut de chaque écran et le pied au bas de chacun.
3. Ajouter les objets voulus, en faisant attention de ne pas inclure des données provenant de l'enregistrement.

Pour Access 2010:

1. En mode création, cliquer à droite sur la barre "Détails", puis sur En-tête/Pied-de-formulaire.
2. L'entête apparaîtra en haut de chaque écran et le pied au bas de chacun.
3. Ajouter les objets voulus, en faisant attention de ne pas inclure des données provenant de l'enregistrement.

Attention: l'entête et le pied de formulaire ne s'imprime qu'une seule fois sur papier. Pour ajouter une entête qui ira sur chaque page, il faut ajouter une "Entête de page". Elle n'apparaît pas en mode formulaire.

1. En-tête/Pied-de-formulaire >> sur écran.
2. En-tête/Pied-de-page >> sur papier.

Calculs

Pour un enregistrement

1. Ajouter un objet de contrôle "Zone de Texte"
2. Mettre le signe =
3. Ajouter un formule comme pour les tables ou pour les requêtes.

Entre les enregistrements

Pour effectuer un calcul entre les enregistrements, il faut le placer dans le pied-de-formulaire (ou l'entête), pas dans le détail. On peut faire les mêmes calculs qu'en mode regroupement dans une requête (moyenne, total, minimum, maximum, etc.).

Arrondissement

Access ne semble pas bien réagir et ne tient pas compte du nombre de décimales pour l'affichage. L'idéal est de faire un arrondissement lors d'un calcul.

Par exemple, pour un affichage à 3 décimales de la moyenne du champ "Taille", on utilise la formule:

=Round(Moyenne([Taille]);3)

Filtre

Tout comme pour les tables, on peut appliquer un filtre sur un champ. Chaque enregistrement s'affiche normalement, mais le nombre de fiches diminue.

Si on a effectué un calcul entre les enregistrements, le calcul s'effectue pour les enregistrements triés seulement.

Exercices : faites les numéros 14 et suivants de l'exercice 350

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