Développement d'applications

avec une base de données

Les Etats avec Access

Définition

Etats = mode d'affichage des données pour présentation dans des rapports utiles à la prise de décision par des administrateurs.

Pourquoi?

Les tables et les formulaires sont conçus pour être affichés à l'écran. Ils ne s'impriment pas bien sur papier. Les Etats sont conçus pour régler ce problème.

Méthodologie pour les états.

Mode automatique "Etat"

Choisir une table.
Menu: Créer >> Etat.

Avantage: facile et rapide. Contrairement au formulaire et aux tables, il est aussi facile d'utiliser le mode automatique que le mode manuel pour faire les rapports. Il offre une forme pré-formattée très utile et demeure assez flexible pour accepter certaines modifications.

Aide graphique en mode "Création d'état"

Mode manuel qui permet de tout modifier dans l'état. On ne peut pas voir les enregistrements dans ce mode. Il faut faire tout le design au complet.

Menu: Créer >> Création d'état
Feuille de propriétés >> Données >> Source >> Choisir la table ou la requête
Bouton "Ajouter des champs"
Draguer le(s) champ(s) dans l'état.
On peut modifier l'apparence de chaque champ de la même façon que pour les formulaires.

Remarque:

Il est plus facile de modifier un état lorsqu'on demeure dans le même mode qu'au moment de la création.

Mode automatique --> mode page
Mode création --> mode création.

Regroupement

Le facteur le plus important d'un rapport est sa capacité à regrouper les données afin de les présenter plus lisiblement. Access offre de faire des groupes.

Les icônes importantes sont dans l'onglet "Format" >> Regrouper et trier.
Une fenêtre spéciale de regroupement apparaît pour faire les regroupements et les tris.
Le fait de créer un groupe avec un champ extrait ce champ de la ligne de données pour le placer dans une ligne d'entête.
On peut créer des sous-groupes. Access présente les groupes comme des "Handles" hiérarchiques. On peut modifier l'ordre hiérarchiques par les flèches à la droite de chaque groupe.

Entête et pied-d'état/de page

On peut afficher 4 zones en plus des enregistrements,

Dans l'onglet "Réorganiser", les boutons Entete/pied de rapport ou entete /pied de page créent des zones d'affichage communes entre les enregistrements
l'en-tête/pied-de page s'afffiche à chaque page du rapport.
L'entête/pied-de rapport s'affiche au début et à la fin du rapport..

Calculs

Pour un enregistrement

Ajouter un objet Texte
Mettre le signe =
Ajouter une formule comme pour les tables ou pour les requêtes.

Entre les enregistrements

Pour effectuer un calcul entre les enregistrements, il faut le placer dans le pied-d'état (ou l'entête), ou dans un regroupement. On peut faire les mêmes calculs qu'en mode regroupement dans une requête (moyenne, total, minimum, maximum, etc.)

Filtre

Tout comme pour les tables, on peut appliquer un filtre sur un champ. Chaque enregistrement s'affiche normalement, mais le nombre d'enregistrements diminue.

Si on a effectué un calcul entre les enregistrements, le calcul s'effectue pour les enregistrements filtrés seulement.

Actualisation

Lorsqu'une modification survient dans les données (les enregistrements), cette modification n'apparaît pas dans les rapports. Pour voir les changements, soit:

fermer puis réouvrir le rapport, ou bien
dans l'onglet Accueil, cliquer "Actualiser tout".

Exercices

Faire l'exercice 450

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